발주 초보도실수없는 의미절차양식체크리스트

 

발주, 주문, 수주… 헷갈리지 않게 끝내는 실무 가이드

1) 핵심 정리

• 발주(PO): 구매자가 공급자에게 물품·용역을 공식 문서로 주문하는 행위(법적 근거, 거래 조건 명시).
• 수주: 공급자가 그 발주를 받아 수행하는 것.
• 주문: 일상적·소액 구매에 쓰는 포괄 표현(문서·계약 의무 X).
  → 실무에서는 발주서가 거래 책임·일정·품질·대금의 기준점이 됩니다.

2) 왜 중요한가

• 재고·납기: 품절/지연 리스크 감소, 전체 일정 예측 가능.
• 원가·현금흐름: 단가·결제조건 명시로 비용/자금 계획 수립.
• 품질·분쟁 예방: 규격·검수 기준·패널티를 문서화.
• 내부통제: 승인흐름(결재선), 3-Way 매칭(발주–입고–세금계산서)로 오류 차단.

3) 표준 프로세스(5단계)

1. 요청/견적: 필요수량·규격·납기 산정, 단가/리드타임 견적 수령
2. 업체선정: 거래조건 협의(단가, 납기, 품질, A/S, 페널티)
3. 발주서 발행: ERP/양식 등록 → 공급자 확인/승낙
4. 납품·검수: 수량/규격/성능 테스트, 부분납품/대체품 승인 관리
5. 정산: 입고확정 → 세금계산서 매칭 → 대금지급(선/후/분할)

4) 발주서 필수 항목(체크리스트)

• 기본: 발주번호, 발주일, 거래처(사업자번호/담당자), 프로젝트/코스트센터
• 품목: 코드, 품명, 규격/버전, 단위, 수량, 단가/총액(부가세 구분)
• 납품/검수: 납품기한, 납품장소, 포장/라벨 요건, 검수 기준/샘플링 규정
• 품질/A/S: 보증기간, 하자처리 SLA, 교체·환불 조건
• 거래조건: 결제조건(선/후/월마감), 패널티(지연/불량), 비밀유지
• 첨부: 견적서, 도면/사양서, 테스트 기준, 납기일정표

5) 자주 나는 실수와 예방 팁

• 모호한 규격 → 사진/도면/성능값 정량화.
• 납기만 합의(리드타임 미고려) → 최종 도착일 기준으로 버퍼 설정.
• 변경관리 부재 → 변경요청서는 별도 문서/이력번호로.
• 검수기준 없음 → 수량·외관·기능 테스트 항목과 합격/불합격 기준 명시.
• 단가 착오 → 견적 유효기간·통화·운임/부대비 포함 여부 표기.
• 부분납품 혼선 → 허용 여부, 분할 청구·정산 방식 미리 합의.

6) 상황별 실무 요령

• 소모성/반복 발주: 단가계약 + 발주량 캡 설정, 월 단위 통합정산.
• 용역·디자인: 산출물(형식/확장자/해상도), 수정횟수/마일스톤을 발주서에 포함.
• 긴급 발주: 우선순위코드, 항공/퀵비용 한도, 대체품 승인 권한 사전 위임.
• 해외 조달: 인코텀즈, 통관·보험, 납기=선적일?도착일? 명확화.

7) 미니 템플릿(요지)

• 제목: 발주서(PO-YYYYMM-####)
• 거래처/담당 / 납품처 / 납기일
• 품목표: 코드·품명·규격·단위·수량·단가·금액(VAT)
• 품질/검수: 기준·샘플·하자대응
• 거래조건: 결제, 패널티, 비밀유지, 분쟁해결
• 첨부: 견적서/사양서/일정표
• 서명: 발주자(결재), 수신자(승낙)

8) 용어 한 줄 정리

• 발주: 구매자 시점의 공식 주문(문서/계약).
• 수주: 공급자 시점의 수락·이행.
• 주문: 일상적 구매, 법적·내부통제 범위는 협소.

9) 체크아웃 리스트(10초 점검)

• 규격/수량/단가/납기 숫자로 명확한가
• 검수·하자·패널티 조항이 있는가
• 변경·부분납품·대체품 절차가 정의됐는가
• 결제조건·세금계산서 매칭 흐름이 정리됐는가
• 발주–입고–정산 3-Way 매칭 가능하게 번호 체계가 일치하는가

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잘 만든 발주는 일정·원가·품질을 동시에 잡는 시작점입니다. 오늘부터 ‘주문’이 아니라 ‘발주’의 언어로 명확하게 일하세요.

 

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